PEMUDA GMIM KALVARI KASURATAN

FORMULIR MANAJEMEN ORGANISASI PELAYANAN PEMUDA

Menuju pelayanan pemuda yang profesional dan mandiri
 

dikeluarkan oleh komisi pelayanan kategorial pemuda GMIM

jemaat Kalvari Kasuratan periode 2014/2017

files form lengkap dapat diunduh di
Klik disini

(Files form dikunci oleh komisi pemuda silahkan menghubungi Pnt.Risky - 085298366025 untuk memperoleh password)
Seluruh files berformat .xls (ms. excel) yang telah diformulasikan dilarang mereformat tampa sepengatahuan komisi pemuda GMIM - KK

Hadirnya formulir manajemen organiasi (FMO) merupakan sebuah alat guna mencapai good practise dalam pelayanan pemuda. Dapat dibayangkan jika sebuah organisasi tidak ditata secara administratif, tentu saja akan ditemui kekacauan dimana – mana. FMO ini juga bertujuan memaksimalkan fungsi delegasi tugas yang terwujud dalam struktur organisasi; dengan mengisi/membuat/mengerjakan FMO ini maka komisi dan tim pelayanan kategorial pemuda dapat mengkoordinasikan, mengintergrasikan, mengsinergiskan, menyimplifikasi dan merekam seluruh pelaksaan tugas pelayanan sebagai bagian dari strategi manajemen dalam hal ini planning, organizing, evaluating, & controlling, karena kita tahu dan sadar bahwa sekalipun kita dibedakan berdasarkan fungsi dan talenta tetapi kita adalah satu tubuh, yakni tubuh Yesus Kristus Tuhan kita; Sang Kepala pelayanan kita bersama.

1.       Formulir 1a – e | Action plan & evaluation sheet

Formulir ini diperuntukan untuk merencanakan (planning) dan mengkoordinasikan (Coordinating) program pelayanan tahunan dalam format bulanan. Form. 1a diperuntukan kepada bidang & tim multimedia, data, inventaris dan pendanaan; Form. 1b diperuntukan kepada bidang & tim peribadatan, doa dan pemerhati ; Form. 1c diperuntukan kepada bidang pembinaan & pemberdayaan dan tim publikasi/dokumentasi; Form. 1d diperuntukan kepada pengurus biro paduan suara pemuda/remaja, Form. 1e diperuntukan kepada non bidang atau komisi inti. Formulir – formulir ini harus diisi oleh bidang & tim bersangkutan setiap bulan dengan tata cara pengisian sebagai berikut :

1.1.        Pada bagian periode bulan/tahun pelayanan perlu diisi bulan/tahun berjalan

1.2.        Kolom nomor cukup jelas

1.3.  Kolom tahapan kegiatan terdiri dari nama kegiatan dan kronologis, kolom ini bisa ditambahkan atau dikurangi sesuai kebutuhan

1.4.     Pada kolom rencana terdapat 2 sub kolom yakni sub kolom kolom rencana anggaran yang merupakan rencana  anggaran total suatu kegiatan dan sub kolom penanggungjawab kegiatan

1.5.    Kolom status kegiatan memberi keterangan untuk pengisian waktu pelaksaan sebagai berikut : ren (rencana) dan real (realisasi)

1.6.   Kolom waktu pelaksanaan berisi tanggal bulan berjalan (setiap bulan perlu dikoreksi tanggal akhir bulan bersangkutan). Pada kolom ini wajib diisi pada saat agenda koordinasi rencana tanggal dan pada saat agenda evaluasi realisasi tanggal. Hanya kegiatan yang akan/telah dilaksanakan pada bulan berjalan yang diisi waktu pelaksanaannya. Untuk baris nama kegiatan diisi tanggal pelaksanaan atau hari H kegiatan sedangkan untuk baris tahapan kegiatan diisi tanggal persiapan.

1.7.        Kolom faktor penghambat cukup jelas

1.8.    Kolom realisasi anggaran berisi total anggaran yang sudah dikeluarkan pada kegiatan dimaksud (koordinasikan dengan ass.bendahara)

1.9.        Kolom rekomendasi cukup jelas

1.10.    Selesai pengisian bagian yang perlu ditandatangani agar dilengkapi

1.11.  Untuk efektifnya pengisian formulir ini maka perlu diambil waktu khusus pengisian misalnya pada saat pertemuan bidang & tim

2.       Formulir 2a | Buku kas umum

Pengisian formulir ini menjadi tanggungjawab assisten bendahara. Formulir ini wajib dicetak setiap bulan untuk keperluan rakor dan ditempelkan di papan informasi gereja. Adapun format ini tidak menggantikan buku kas umum manual, hanya melengkapi sebagai rincian lengkap dan rekapitulasi yang lebih detail tentang transaksi – transaksi keuangan pelayanan. Tata cara pengisian formulir ini adalah sebagai berikut :

1.              

2.              

2.1.             Pada bagian periode bulan wajib diisi bulan berjalan

2.2.             Kolom nomor cukup jelas

2.3.             Kolom uraian transaksi cukup jelas

2.4.             Kolom jumlah pengeluaran cukup jelas

2.5.             Kolom nomor bukti diisi nomor kwitansi oleh ass. bendahara atau nomor nota/struk/resi pembelanjaan

2.6.             Kolom jumlah pengeluaran terdiri dari sub kolom sampul komisi, sampul tim, sampul anggota, spontanitas dana duka/sakit, donatur/sumbangan, kas jemaat/pemuda, dan lain – lain yang merupakan kategori transaksi

2.7.             Komulatif pengeluaran menunjukan besaran total pengeluaran sampai transaksi tertentu

2.8.             Saldo kas menunjukan besaran total saldo sampai transaksi tertentu

2.9.             Baris total pengeluaran  menunjukan total sampai pengeluaran dibulan berjalan

2.10.         Baris total saldo kas menunjukan total sampai saldo dibulan berjalan

2.11.      Perlu dikontrol bahwa total pengeluaran + saldo kas harus sama dengan total pemasukan

2.12.         Selesai pengisian bagian yang perlu ditandatangani agar dilengkapi

3.       Formulir 2b | Catatan kolektif penyetoran persembahan

Formulir ini menjadi tanggungjawab bidang/tim multimedia, data, inventaris dan pendaan dalam koordinasi dengan bidang/tim peribadatan, doa dan pemerhati serta asisten bendahara. Formulir ini wajib dicetak setiap bulan untuk keperluan rakor dan ditempelkan di papan informasi gereja. Tata cara pengisian formulir ini adalah sebagai berikut :

3.1.               Baris tahun cukup jelas

3.2.             Kolom tanggal/bulan ibadah berdasarkan realisasi pelaksanaan ibadah kolom/bipra pada buku catatan ibadah yang dikeluarkan oleh BPMJ

3.3.              Kolom tempat ibadah berdasarkan realisasi pelaksanaan ibadah kolom/bipra pada buku catatan ibadah yang dikeluarkan oleh BPMJ

3.4.            Kolom jumlah persembahan berdasarkan realisasi pelaksanaan ibadah kolom/bipra pada buku catatan ibadah yang dikeluarkan oleh BPMJ

3.5.          Kolom komulatif persembahan menunjukan total persembahan yang sudah disetor sampai waktu tertentu

3.6.      Kolom tanggal setor ke bendahara BPMJ berdasarkan realisasi pelaksanaan ibadah kolom/bipra pada buku catatan ibadah yang dikeluarkan oleh BPMJ

3.7.               Kolom keterangan diisi jika ada yang perlu diterangkan pada ibadah dimaksud misalnya untuk ibadah khusus seperti ibadah wisata atau lainnya

3.8.               Selesai pengisian bagian yang perlu ditandatangani agar dilengkapi

4.       Formulir 3a | Pemantauan kehadiran ibadah mingguan, wisata, doa bersama pemuda

Formulir ini menjadi tanggungjawab bidang/tim peribadatan, doa dan pemerhati serta  sekretaris komisi. Formulir ini wajib dicetak setiap bulan untuk keperluan rakor. Tata cara pengisian formulir ini adalah sebagai berikut :

3.              

4.              

4.1.             Baris tahun cukup jelas

4.2.             Kolom nomor cukup jelas

4.3.             Kolom nama lengkap diisi berdasarkan urutan alfabetis

4.4.             Kolom kolom cukup jelas

4.5.     kolom tanggal ibadah diisi berdasarkan tanggal realisasi pelaksanaan ibadah; pada pengisian manual di kertas, pengisi bebas mengisi kolom ini dengan simbol yang diinginkan (mis. Centang, titik, garis, dll) tetapi pada pengisian form softcopy pengisi hanya dapat mengisi dengan tanda centang (√) agar terbaca oleh formula count yang sudah dibuat sebelumnya

4.6.             Jumlah kolom jumlah menunjukan total kehadiran pemuda bersangkutan pada ibadah

4.7.             Kolom keterangan diisi jika ada yang perlu diterangkan pada ibadah dimaksud misalnya untuk ibadah khusus seperti ibadah wisata atau lainnya

4.8.             Baris jumlah berisi total kehadiran pada tanggal ibadah tertentu

4.9.             Selesai pengisian bagian yang perlu ditandatangani agar dilengkapi

5.       Formulir 3b | Pemantauan kehadiran ibadah komisi & tim

Formulir ini menjadi tanggungjawab bidang/tim peribadatan, doa dan pemerhati serta  sekretaris komisi. Formulir ini wajib dicetak setiap bulan untuk keperluan rakor. Tata cara pengisian formulir ini adalah sebagai berikut :

5.              

5.1.             Baris tahun sama dengan form 3a

5.2.             Kolom nomor cukup jelas

5.3.             Kolom nama lengkap diisi berdasarkan urutan jabatan

5.4.             Kolom kolom cukup jelas

5.5.             Baris tanggal ibadah sama dengan form 3a

5.6.             Jumlah kolom jumlah sama dengan form 3a

5.7.             Kolom keterangan sama dengan form 3a

5.8.             Baris jumlah sama dengan form 3a

5.9.             Selesai pengisian bagian yang perlu ditandatangani agar dilengkapi

6.       Formulir 4 | Catatan surat masuk - keluar

Formulir ini menjadi tanggungjawab sekretaris komisi. Formulir ini wajib dicetak hanya jika diperlukan saja. Tata cara pengisian formulir ini adalah sebagai berikut :

6.              

6.1.             Baris tahun cukup jelas

6.2.             Kolom tanggal/bulan surat cukup jelas

6.3.             Kolom nomor surat cukup jelas

6.4.             Kolom perihal surat cukup jelas

6.5.       Kolom masuk/keluar pada pengisian manual di buku catatan, pengisi bebas mengisi kolom ini dengan simbol yang diinginkan (mis. Centang, titik, garis, dll) tetapi pada pengisian form softcopy pengisi hanya dapat mengisi dengan tanda centang (√) agar terbaca oleh formula count yang sudah dibuat sebelumnya

6.6.             Kolom keterangan diisi jika ada yang perlu diterangkan misalnya lampiran surat

6.7.             Selesai pengisian bagian yang perlu ditandatangani agar dilengkapi

7.       Formulir 5 | Database inventaris

Formulir ini menjadi tanggungjawab bidang/tim multimedia, data, inventaris dan pendaan. Formulir ini wajib dicetak hanya jika ada inventaris yang perlu diperbaiki/dipelihara. Formulir ini perlu ditingkatkan menjadi format database menggunakan program yang relevan (mis. Ms-access, C++, Pascal,dll). Tata cara pengisian formulir ini adalah sebagai berikut :

7.              

7.1.             Baris tahun cukup jelas

7.2.             Kolom tanggal/bulan pengadaan diisi kapan alat dibeli/diadakan

7.3.             Kolom jenis inventaris cukup jelas

7.4.             Kolom fungsi inventaris cukup jelas

7.5.             Kolom kondisi inventaris diisi baik/rusak

7.6.             Kolom jenis perbaikan diisi bagian inventaris yang perlu diperbaiki

7.7.             Kolom perkiraan biaya diisi total biaya perbaikan

7.8.             Selesai pengisian bagian yang perlu ditandatangani agar dilengkapi

8.       Formulir 6 | Rencana silabus materi

Formulir ini wajib diisi oleh seluruh bidang/tim yang akan melaksanakan kegiatan atau melakukan publishing artikel yang memiliki unsur materi/bahasan tertentu. Formulir ini bertujuan menajamkan dan mengarahkan materi/bahasan yang akan di sampaikan. Formulir ini wajib dicetak untuk diserahkan kepada pembicara/petugas acara atau unsur lain yang berkaitan. Formulir ini wajib dipresentasikan setiap rakor untuk dibahas bersama.  Tata cara pengisian formulir ini adalah sebagai berikut :

8.              

8.1.             Baris bidang cukup jelas

8.2.             Baris program diisi nama program

8.3.             Baris tujuan program diisi berdasarkan form. 7a format program

8.4.             Kolom nomor cukup jelas

8.5.             Kolom nama materi/kegiatan cukup jelas

8.6.             Kolom tujuan diisi pointers tujuan baik secara kualitatif atau kuantitatif materi/kegiatan yang dimaksud. Perlu diingat bahwa redaksi tujuan haruslah berisi unsur yang dapat diukur

8.7.          Kolom pemateri diisi lebih dari satu pemateri diurutkan berdasarkan skala prioritas siapa yang diutamakan dan dan alternatif. Pengisian petugas acara misalnya moderator, notulis, liturgos, worshipleader, singers, pemain musik (gitaris, durmer, keyboardist), operator LCD dan soundsystem, lighting, fotografer, kolektan/penerima tamu (usher), tim keeper, dll.

8.8.             Kolom susunan acara dan durasi cukup jelas

8.9.             Kolom teknis pelaksanaan diisi jika ada teknis yang perlu dirincikan

8.10.         Selesai pengisian bagian yang perlu ditandatangani agar dilengkapi

9.       Formulir 7a - b | Formulir penyusunan program tahunan

9.1. Formulir rencana program

Formulir ini berisi latar belakang yang ditarik dari konklusi analisa SWOT, nama program, tujuan baik secara kualitatif atau kuantitatif, waktu pelaksanaan, anggaran dan keterangan teknis. Formulir ini wajib dibahas oleh bidang yang bersangkutan dan ditetapkan bersama dalam pleno penyusunan program.

9.2. Matriks analisa SWOT

Formulir ini wajib diisi perorangan. Terdiri dari 3 kuadran yakni kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang/potensi (opportunities) dan ancaman (threats). Matriks ini diisi berdasarkan penilaian (assesment) & evaluasi pribadi tahun pelayanan sebelumnya. Assesment yang diberikan kemudian harus diolah menggunakan analisis silang dan ditarik konklusinya sebagai dasar penyusunan program tahunan.

10.   Formulir 7c | Berita acara pertemuan/rapat

Formulir ini menjadi tanggungjawab sekretaris dan wajib diisi setiap pelaksanaan rapat/pertemuan komisi/tim lengkap atau pertemuan/rapat eksternal lainnya. Fungsi dari formulir ini merekam jalannya pertemuan/rapat dan mengesahkan secara tertulis keputusan yang sudah dibuat. Pengisian formulir ini adalah dengan melengkapi bagian – bagian kosong dari konsederan yang sudah tercetak sebelumnya. Formulir ini wajib di tandatangani oleh unsur yang dicantumkan dalam konsederan. Formulir ini tidak terlepas dari formulir daftar hadir dan notuliensi.

Setiap bidang wajib mengerjakan formulir ini secara manual (hardcopy) dan komputeriasi (softcopy) untuk meminimalisir kesalahan (error) dan kehilangan (lost). FMO ini dapat dikoreksi dan ditambahkan berdasarkan kebutuhan pelayanan.  Demikian petunjuk ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.